Next Library – 19.-22. juni 2011 i Aarhus – erfaringer
Alle konferencer, som får tilskud fra puljen “Tilskud og Støtte til internationale bibliotekskonferencer i Danmark” skal formidle resultater og erfaringer i en kort rapport her på www.bibliotekskonferencer.dk
Hermed et indlæg om Next Library 2011 i Aarhus.
Den største bibliotekskonference i Aarhus
309 deltagere fra 36 lande og alle verdensdele rejste til Aarhus for at deltage i Next Library. Vi fik gæster fra:
Australien, Botswana, Bulgarien, Bukino Faso, Chile, Colombia, Danmark, England, Finland, Frankrig Grækenland, Grønland, Holland, Island, Indonesien, Italien, Kenya, Kina, Letland, Litauen, Mexico, New Zealand, Norge, Polen, Rumænien, Slovenien, Sverige, Schweiz, Syd Afrika, Tyrkiet, Tyskland, Ukraine, Ungarn, Usbekistan USA and Vietnam.
Dermed slog Next Library 2011 alle rekorder fra tidligere internationale bibliotekskonferencer i Aarhus – både målt på antal deltagere, antal lande repræsenteret – og i forhold til antal arrangementer og varighed. Rigtigt mange af deltagerne og grupperne opholdt sig i næsten en uge eller mere for at deltage i studieture, internationale biblioteksmøder og projektmøder, som ikke var en del af del officielle program, men de benyttede lejligheden til at mødes, når de alligevel var i Aarhus.
Planlægning
Som i ethvert andet projekt startede vi med at beslutte formål og ide med Next Library 2011:
* At udvikle netværk og udveksle inspiration og læring i det internationale biblioteksmiljø for at kunne tilbyde borgerne i Aarhus de bedste biblioteker, herunder udvikling af indholdet i Multimediehuset
* At skabe et internationalt og kreativt læringsmiljø for biblioteksfolk, som bringer deltagernes mangfoldige erfaringer og ideer i spil, også i udviklingen af indholdet
* Ide: Tre overordnede temaer for form og indhold: Innovation, Demokrati og Partnerskaber Temaerne var besluttet af Halmstadgruppen, idet Next Library 2011 som udgangspunkt var årets “Halmstad-konference”.
Inddragelse af deltagere og samarbejdspartnere i programmet
Da jeg organiserede Next Library un-conference 2009 forsøgte jeg så tidligt som muligt at sætte alle gode forslag i programmet med det resultat, at programmet var fyldt flere måneder før konferencen startede, selvom vi netop havde forsøgt at skabe en “un-conference”, altså en ikke-konference, hvor deltagerne skulle være medskabere af programmet.
Ved Next Library 2011 inviterede vi også til at deltagere og partnere til at sende ideer, men belært af erfaringerne fra 2009 forsøgte vi at styre programmet lidt strammere og reserverede en del workshops, som først skulle annonceres en måned før konferencen.
Vi inviterede åben postkasse og “co-create Next Library” på konferencens første mash-up-website: http://prototype.nextlibrary.net og på konferncewebsitet http://nextlibrary.net/forums/co-create-next-library-2011 Og det væltede ind med ideer og forslag – mange flere end vi kunne rumme i konferencens program og økonomi. Forslagene blev vurderet i forhold til det internationale perspektiv, vi sigtede efter og relevans i forhold de tre overordnede temaer: Innovation, Demokrati og Partnerskaber. Vi forsøgte også at balancere både workshops og key-notes i forhold til geografi og de tre temaer.
En måned før konferencen indgik vi aftaler med “workshop organizers” om de sidste fire workshops, så det var et flot og vidtspændende program, vi kunne åbne konferencen med:
* 14 fantastiske workshops, som blev arrangeret af 55 deltagere fra alle dele af verden
* 3 keynote speakers: Claudia Lux/Berlin, Chu Shuqing/Hangzou og Jens Thorhauge,
* en revisit-session hvor 4 deltagere fra henholdsvis USA, Sydafrika, Kina og Sverige opsamlede deres vigtigste indtryk fra konferencen
* 2 musikalske igangsættere som fik deltagerne op af stolene til kreative, energi-skabende lege
* 5 poster sessions: Buy India A Library / Jan Holmquist, DK, Spaces for Learning / Gundersen & Winlöf, Norway, Uzbekistan – Transition from Paper Library Service to Computer Service: Plod and Strategies / Irina Vyalih, Mexican Libraries of 20th Century/ Heber Lopez & Rubin Rubi and Kindergarten Libraries, partnership with day care institutions and how families can benefit / Kirsten Dyhrberg Grønne, DK
* 6 studieture til Hjørring og Nordkraft i Aalborg, biblioteker og medborgercentre i vestbyen, Silkeborg Bibliotek og Museum Jorn, Sculptures by the Sea og Introduktion til Urban Mediaspace Aarhus En cykeltur langs brabrandsøen med indlagte kulturoplevelser og kaffe i kolonihaverne måtte desværre aflyses på grund af for få tilmeldinger
* Get2Gether-arrangement med Democracy Studio, præsentationer af interaktions-prototyper ved studerende fra Aarhus Universitet og rundvisning i ITK’s kontorer med introduktion til “scrump-metoden”, new ways of working m.m.
* Networking Dinner Party på Varna Palæet
* un-conference dag på Hovedbiblioteket med 100 tilmeldte
* fribilletter til ARoS kunstmuseum og Olafur Eliasson’s nyåbnede taginstallation: Your Rainbow Panorama (145 benyttede sig at dette tilbud)
* vox-pops – stafetinterviews
Konferencested
Det faglige program blev afviklet i Musikhuset i Aarhus, hvor vi havde booket Rytmisk sal med plads til 400 deltagere + 8 større og mindre lokaler til workshops og evt. interne møder.
Get2Gether arrangementet blev afviklet på Hovedbiblioteket søndag aften, og her var alle medarbejdere inviteret til at deltage. Det giver mulighed for at netværke og udveksle erfaringer om dagligt biblioteksarbejde, som mange konferencegæster også er interesserede i.
Arrangementet blev afviklet i et samarbejde mellem Hovedbiblioteket og ITK, som er flyttet ind i bygningen.
Konferencemiddagen blev afholdt i Varna Palæet, som ligger på kanten mellem bøgeskov og strand, så deltagerne også fik mulighed for at opleve lidt natur og havefest i den danske midsommer. Middagen var en buffet, frem for servering, igen for at få støtte mest mulig dialog mellem deltagerne.
Un-conference-day var et eksperiment, en gratis dag på Hovedbiblioteket, hvor alle mødelokaler var booket. 100 havde tilmeldt sig, men kun ca. 30 deltog, blandt andet den nordiske gruppe “Nordic Lab”.
www.nextlibrary.net – udvikling af konferencesite i open source
ITK-Aarhus stod for udvikling af konferencesitet til Next Library. Det er udviklet i open source og andre kan således frit bruge det til at udvikle egne konferencesites på. Fra Next Library Crew sendte vi ønsker og forslag til faciliteter på sitet, bl.a. mulighed for at programsætte op til 6 parallelle sessioner, et community, hvor biblioteksfolk kan oprette profiler, kommunikere med hinanden som i facebook og ved at kommunikere på fora og kommentere enkelte sessioner på websitet, nyheder, highlights og integration af sociale medier som twitter, flicker og video.
Formidling, kommunikation og outputs
Vi startede med at ideudvikle og fastlægge en kommunikationsstrategi, som vi fulgte i store træk.
Konferencen blev annonceret til folkebibliotekerne i Danmark første gang via postkort og mails august 2011. Det blev inviteret til at sende ideer til websitet og der blev åbnet en facebookside på: http://www.facebook.com/nextlibrary
Der blev fulgt op med mails til folkebibliotekerne, samarbejdspartnere, interessenter, netværk og sponsorer ved milepæle; ved åbning af website, ved åbning for registrering, ca. en uge før prisen på konferencefee steg + kort før konferencens åbning med nyheder om program og de nyeste workshops. på websitet, http://nextlibrary.net/about-danish-and-nordic-public-libraries formidlede vi lidt baggrundsinformation om danske og nordiske folkebiblioteker til de internationale deltagere og ikke mindst de 5 scholarship grantees.
Resultaterne af konferencen er dokumenteret på websitet
* Agenda: http://nextlibrary.net/sites/nextlibrary.net/files/u356/program_2011_-_web.pdf
* Deltagerliste: http://nextlibrary.net/participants-2011
* Democracy Studio: 12 interviews/Statements fra 11 lande om biblioteker og demokrati http://nextlibrary.net/democracy-studio
* Voxpop interviews – deltagere interviewer andre deltagere. vi havde 7 små video-optagere i omløb + en bemandet download-stand i foyer, hvor videoerne blev uploaded til web: http://nextlibrary.net/book-page/impressions-and-voxpops-next-2011
* Film fra teaterworkshop om partnerships: “How to get out of the box”: http://nextlibrary.net/session/how-get-out-box
* Alle oplæg, præsentationer, kommentarer, opsamlinger, billeder og film kan se på konferencesitet under de eneklte sessioner. Et af de bedste eksempler er Chrystie Hill’s workshop: Building your library community på http://nextlibrary.net/session/building-your-library-community
* Feed-back fra scholarship grantees : http://nextlibrary.net/Scholarship-Feedback
* Summary af feed back fra dobbeltinterviews med deltagerne: http://nextlibrary.net/feed-back-double-interviews-next-library-2011-participants
Organisering
Next Library 2011 er organiseret med forvaltningschef Rolf Hapel og chef for Hovedbiblioteket Knud Schulz som overordnede ansvarlige. Ledelsesmæssig opbakning, aktivt kontaktarbejde og delegeret råderum er fundamentalt nødvendigt for en international konference.
Next Library er forankret på Hovedbiblioteket, hvor Knud Schulz er projektejer. Knud er også det eneste danske medlem af den nordiske Halmstadgruppe.
Undertegnede har været projektleder med tæt samarbejde med “Next Library Crew” og projektets mange samarbejdspartnere, sponsorer og deltagere.
Next Library Crew består af en kernegruppe af udviklingsfolk i Hovedbiblioteket. I 2011 bestod crew’et af: Sidsel Bech-Petersen, Jannik Mulvad, Lisbeth Overgaard Nielsen, Marie Østergård, Jacob W. Dalsager og Lotte Duwe Nielsen. I så stort et arrangement er det nødvendigt at dele ansvar for de store opgaver og samtidig holde god koordinering på tværs af de store opgaver: Scholarships, kommunikation, webudvikling, organisering af workshops, logistik, location management, Dinner Party, Get2Gether, Un-conferenceday, scholarships, sponsorsamarbejde, bogføring etc.
Herudover løfter hele organisationen og enkeltpersoner en masse opgaver i forbindelse med det store arrangement; Lokalbibliotekerne arrangerede studieture, ITK design stod for layout, web og IT-support under konferencen og kollegaer bemandede conference desk, organiserede grej, arrangerede Get2Gether i Hovedbiblioteket etc.
Eksterne samarbejdspartnere og sponsorer
Next Library 2011 samarbejdede med Bill & Melinda Gates Foundation, Styrelsen for Bibliotek og Medier, BCI – Lammhults Biblioteksdesign A/S, schmidt / hammer / lassen / architechts, Axiell, Rambøll, BTJ Danmarks Biblioteksforening, de nordiske biblioteksforeninger samt Halmstad-gruppen, en nordisk gruppe af biblioteksudviklere, som har afholdt 20 nordiske konferencer. DBC a/s var hovedsponsor.
Det er altid spændende at udvikle partnerskaber med sponsorer og foreninger. Vi er taknemmelige for, at sponsorer har givet økonomisk tilskud til konferencen, som har gjort det muligt at holde deltagerbetalingen på et minimum samtidig med at programmet præsenterede international kvalitet. Og vi lærer af samarbejdet med sponsorer. Den udveksling af viden og perspektiver, som sker i sponsorsamarbejdet er utroligt værdifuldt for os som bibliotek og konferencearrangør.
Endelig bidrager sponsorer væsentligt til formidling og markedsføring af konferencen i sponsorernes netværk.
I forhold til Next Library 2011 vil jeg gerne fremhæve tre samarbejdsrelationer:
Bill & Melinda Gates Foundation
I august blev Rolf kontaktet af Global Libraries, Bill & Melinda Gates Foundation, som ønskede at være sponsorer for Next Library 2011. De ønskede at blive “associated” med Next Library – at have tilknytning til konferencen.
Vi skulle derfor sende en ret omfattende ansøgning til Seattle. Global Libraries bad også om, at vi skulle adminstrere en pulje til “scholarships”, som kunne søges af yngre biblioteksmedarbejdere i udviklingslande og mindre udviklede bibliotekssystemer. Vi skulle derfor også beskrive, hvordan vi ville udbyde puljen til potentielle kandidater og hvordan vi ville administrere disse scholarships.
Det var fantastisk lærerigt at arbejde med scholarships. Vi skulle udarbejde og udsende call til målgruppen, udvælge kandidater, håndtere visumansøgninger, udarbejde introduktionsprogram og i det hele taget sikre, at denne særlige gruppe fik mest muligt ud af at deltage i Next Library, og at konferencen udnyttede den viden og de perspektiver, som de fem “scholarship grantees” fra Kenya, Kina, Burkino Faso, Uzbekistan og Ungarn bragte ind i Next Library 2011.
Global Libraries sendte også en gruppe på næsten 50 deltagere til Next Library:
– projektledere og bibliotekarer fra de lande, hvor Global Libraries arbejde med udvikling af biblioteker:
– “kritiske venner”, som er internationale biblioteksledere og konsulenter
– Ledere og medarbejdere ved Global Libraries i Seattle
Global Libraries’ deltagelse ved Next Library var en gave; deltagerne var særdeles aktive i workshops og uformelle møder under konferencen, og de holdt både forberedende og evaluerende møder i løbet af den uge, de var i Aarhus.
En anden stor partner var Danmarks Biblioteksforening, som holdt en workshop sammen med biblioteksforeningerne i de nordiske lande: Island, Finland, Sverige og Norge. Workshoppen handlede om organisering af biblioteksforeninger og arbejdet med at påvirke beslutningstagere lokalt og nationalt om bibliotekers betydning for samfund. Biblioteksforeningerne holdt også et internt medlemsmøde efter konferencens afslutning og tog på studietur til nogle af lokalbibliotekerne.
Opbakningen fra biblioteksforeningerne, både i form at deltagelse, men også i form af PR og formidling, har haft stor betydning for Next Library 2011’s succes.
Styrelsen for Bibliotek og Medier – tilskud og støtte til internationale bibliotekskonferencer
Hovedbiblioteket og Københavns Biblioteker har et projektsamarbejde, hvor vi administrerer en pulje til støtte for internationale bibliotekskonferencer i Danmark. Samtidig forpligter vi os til at afholde minimum en international konference årligt. I år fik Next Library 2011 således et tilskud på 100.000 kr. Det var det første tilskud, som gav mulighed for, at vi overhovedet kunne starte planlægningen. Hvis konferencen som udgangspunkt alene skulle finansieres af deltagerbetaling, ville det næppe være realistisk at sigte efter det internationale biblioteksmiljø som deltagere til Next Library i Aarhus.
Styrelsen for Bibliotek og Medier var også en stor hjælp og støtte i det introduktionsprogram til danske folkebiblioteker, som arrangerede for de 5 scholarships og Chu Shuqing, keynote speaker fra Kina.
Videndeling
Next Library 2011 – og de foregående internationale bibliotekskonferencer i Aarhus: Transformations – The Library in Progres 2004, Elevations – The Networking Library 2007, Children’s Interactive Library 2006 og Next Library un-conference 2009 har givet en masse erfaringer, som vi gerne deler via projektet “tilskud og støtte til internationale bibliotekskonferencer i Danmark”.
Mere info om Next Library 2011 på http://nextlibrary.net
Lotte Duwe Nielsen, Aarhus Kommunes Biblioteker, Hovedbiblioteket, LDN@aarhus.dk, tlf.: 8940 9248